駕駛證檔案查詢需要準備的材料分以下情況：

如果是機動車駕駛人查詢本人檔案，應當出具身份證明和機動車駕駛證。

如果是人民法院、人民檢察院、公安機關或者其他行政執法部門、紀檢監察部門以及公證機構、仲裁機構、律師事務所因辦案需要查閱機動車駕駛證檔案，應當出具公函和經辦人的工作證。

查詢駕駛證檔案的方式多樣。可以直接在駕駛證副本上查看，姓名后面的檔案編號即為所需。

若駕駛證不在身邊，還能通過以下途徑查詢：一是上省公安交警網站，找到駕駛證違章查詢欄，輸入身份證號查詢。二是帶身份證到辦理駕駛證的車管所查詢，工作人員會告知。另外，也可以到各市各區縣交通支大隊的辦公大廳通過觸摸查詢終端查詢。

需要注意的是，只有公安機關交通部門才有權利查詢個人駕照，其他任何單位或者個人都無權查詢。

駕駛證檔案編號的作用在于為駕駛人在車管所網站查詢駕駛證信息提供便利，在公安平臺查詢駕駛證信息或違章時，往往需要填寫身份證號碼和駕駛證檔案編號，比如駕駛證記分查詢等。